En vanligt förekommande fråga är om det går att bokföra kaffe och fika till kontoret? Svaret är att det beror på förutsättningarna. Utfallet beror på om det gäller anställda eller en enskild näringsidkare. Det får även betydelse om det avser ett vanligt kontor eller ett hemmakontor. Mer om respektive sak nedan.
En skattefri personalvårdsförmån för anställda
Under vissa premisser är det möjligt att göra avdrag för kaffe och fika som en skattefri personalvårdsförmån. Det förutsätter dock att det rör sig om enklare förtäring av mindre värde. Syftet är att skapa trivsel på arbetsplatsen och det ska rikta sig mot hela personalen. I Skatteverkets rättsliga vägledning går följande att läsa om personalvårdsförmåner.
Som exempel på enklare förtäring kan nämnas kaffe, te, alkoholfri dryck, frukt, bulle eller enklare smörgås, som inte kan anses som en hel måltid.
En skattefri personalvårdsförmån innebär att du som arbetsgivare inte behöver göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgift på förmånen. Istället går det att bokföra kaffe och fika till kontoret som övriga personalkostnader. Vi tar ett exempel. Ett aktiebolag köper kaffe och fika till personalen för 224 kronor med företagskortet. Beakta att det rör sig 12 procent i moms på mat. Konteringen blir då såhär.
| Konto | Debet | Kredit |
| 7699 – Övriga personalkostnader | 200 | |
| 2640 – Ingående moms | 24 | |
| 1930 – Företagskonto | 224 |
Bokföra kaffe och fika i eget aktiebolag
En ägare av ett aktiebolag är också anställd i bolaget. Vilket medför att även ägaren har rätt till avdrag för skattefria personalvårdsförmåner. Detta skiljer sig mot en enskild näringsidkare som vi skrivit mer om nedan. Men det gäller dock bara aktiebolag som har ett vanligt kontor utanför hemmet. För den som har hemmakontor gäller andra regler för kaffe och fika.
Kaffe och fika till hemmakontoret
Många mindre aktiebolag har ett hemmakontor. Det kan till exempel avse ett rum i den egna bostaden. För denna kategori är inte kaffe och fika en skattefri personalvårdsförmån. Trots att ägaren tillhör kategorin anställda. I Skatteverkets rättsliga vägledning går följande att läsa.
Enligt Skatteverket är personalvårdsförmåner som syftar till att skapa trivsel på arbetsplatsen inte skattefria om de tillhandahålls i det egna hemmet, även om arbete utförs i hemmet mer än tillfälligt.
Är kaffe och fika avdragsgillt i en enskild firma?
Det är inte avdragsgillt för näringsidkaren. Anledningen är att ägaren till en enskild firma inte räknas som anställd och därför inte kan erhålla skattefria personalvårdsförmåner. Väljer en enskild näringsidkare ändå att köpa kaffe och fika så kommer det att bli ett eget uttag. I nedanstående exempel har vi utgått ifrån att det rör sig om en enskild firma utan anställda. Näringsidkaren har använt företagskortet och köpt fikabröd för 224 kronor. En sådan händelse ska du bokföra på följande sätt.
| Konto | Debet | Kredit |
| 2013 – Eget uttag | 224 | |
| 1930 – Företagskonto | 224 |
Sammanfattning
Under vissa förutsättningar är det möjligt att bokföra kaffe och fika som en övrig personalkostnad. För det första måste det uppfylla kraven för att vara en skattefri personalvårdsförmån. Det ska till exempel vara av mindre värde och gälla hela personalen. För det andra så gäller det enbart på vanliga kontor. Har du ett kontor hemma så gäller inte samma regler. För det tredje kan inte en enskild firma utan anställda göra avdrag för kaffe och fika. Skulle näringsidkaren ändå göra ett köp med företagskortet så blir det som ett eget uttag.