En enskild firma som behöver en lokal kan göra avdrag för den hyra som uppkommer. Det kan exempelvis avse en butikslokal för att sälja företagets produkter. När det kommer till kontor finns dock lite olika varianter, beroende på om det gäller ett hyrt kontor eller ett i hemmet.
Avdrag för kontor hemma
Många mindre enskild firmor har sitt kontor hemma av naturliga orsaker. För det första är det mest prisvärt, speciellt för någon som kämpar för att komma igång. För det andra är ofta behovet begränsat eftersom verksamheten är i sin linda. Det finns dock möjlighet att få avdrag för kontor hemma, antingen genom en schablon eller genom en särskild inrättad del.
Inte särskilt inrättad – schablon
För den som använder schablonen finns ett krav som måste vara uppfyllt. Det avser att du måste arbeta minst 800 timmar per år hemma i din bostad för att kunna ta del av schablonen. Arbetet ska också vara av en sådan karaktär att det är motiverat att utföra i bostaden.
I korthet får du göra ett avdrag med 2000 kronor om det är en ägd fastighet av dig eller maka/make. Det kan till exempel vara ett hus. Har du istället ett arbetsrum i en bostadsrätt eller hyresrätt så är avdraget 4000 kronor per år. Schablonavdraget omfattar alla kostnader du kan få avdrag för. Det går med andra ord inte att få extra avdrag får sådana saker som exempelvis, värme, vatten och el.
Särskilt inrättad
En annan variant är att ha en särskild inrättad del. I Skatteverkets rättsliga vägledning finns följande att läsa:
Vad som menas med ”särskilt inrättad del” har utvecklats i praxis. Praxis är restriktiv och innebär att det krävs ett behov av arbetsrum och att rummet antingen är avskilt från bostaden i övrigt, eller är inrett eller används på ett sådant sätt att det inte kan användas för bostadsändamål.
Det innebär i korthet att rummet inte får användas för andra ändamål en näringsverksamheten. Med andra ord ska det inte vara något vardagsrum med soffa och tv.
För den som har en särskild inrättad del finns det möjlighet att få ett skäligt avdrag. Det utgår normalt ifrån storleken relaterat till helheten. Om den särskilt inrättade delen är på 10 kvadrat och totala ytan är 100 kvadrat, så blir avdraget 10 procent. Avdragen kan till exempel avse, el, vatten och värme. Det krävs dock att det finns indraget vatten i den särskilt inrättade delen för att du ska kunna få avdrag.
När det kommer till hyra skiljer det sig åt beroende på vilken boendeform det avser. En bostadsrätt eller hyresrätt kan göra ett skäligt avdrag för hyran utifrån ytan. Enligt exemplet ovan skulle det innebära 10 procent. Äger du ett hus finns ingen hyra och därmed ingen möjlighet att göra avdrag i enskild firma.
Bokföra hyra i enskild firma
Lite kort om att bokföra lokalhyra i enskild firma. Till att börja med kan vi utgå ifrån att det gäller en extern lokal som du hyr. Det kan exempelvis avse en butikslokal eller kontor. I vissa fall är hyror momsfria, medan det i andra fall är momsbelagda. Vi kommer i detta exempel utgå ifrån att den är momsfri och beloppet är 6000 kronor per månad. Dessutom har vi utgått ifrån kontantmetoden och kontoplanen är K1 – Förenklat årsbokslut.
| Konto | Debet | Kredit |
| 5000 – Lokalkostnader | 6000 | |
| 1930 – Företagskonto | 6000 |
I nästa exempel ska du bokföra ett kontor hemma. Om du saknar en särskilt inrättad del i hemmet kan du göra avdrag enligt schablon. Det förutsätter dock att du arbetat mer än 800 timmar under ett ett år. Denna uppgift vet du troligtvis först när året är till enda. Därmed kommer du bokföra avdraget vid slutet av året. Detta exempel avser en hyresrätt och avdraget blir därför 4000 kronor per år, enligt nedan.
| Konto | Debet | Kredit |
| 5100 – Fastighetskostnader | 4000 | |
| 2017 – Egen insättning | 4000 |
Sist men inte minst har vi en särskild inrättad del. Som vi tidigare förklarade är det en procentuell andel av den totala ytan. I detta fall utgår vi därför ifrån 10 procent av ett hus, där månadskostnaden för el, vatten och värme uppgår till 5000 kronor exklusive moms. Utgår också från att momsen är 25 procent och att du är momsregistrerad.
Som ett resultat blir uträkningen följande. Om vi tar 10 procent av 5000 blir det 500, vilket också blir fastighetskostnaden. Momsen är 25 procent av 5000, vilket blir 1250. Sen tar vi 10 procent av den summan och då blir det 125.
| Konto | Debet | Kredit |
| 5100 – Fastighetskostnader | 500 | |
| 2640 – Ingående moms | 125 | |
| 2017 – Egen insättning | 625 |
Underlag
En annan viktig aspekt att tänka på är underlag. I syfte att styrka ett avdrag för hyra i en enskild firma så behöver du en verifikation. Av den anledningen är det viktigt att spara fakturor, kvitton och andra underlag.