Denna text avser bokföring för enskild firma och är framför allt för dig som nyligen startat. Anledningen till att man startar ett företag kan variera, men få gör det för administrationens skull, dvs om du inte är redovisningskonsult. I syfte att underlätta tar vi därför upp några saker som kan vara bra att känna till och var du kan hitta mer information.
Innehållsförteckning
Vad är bokföring?
Bokföring är en sammanställning av affärshändelser i din näringsverksamhet. Du ska löpande bokföra alla intäkter och kostnader som rör din enskilda firma. Det kan till exempel vara inköp eller försäljningar som du gjort. För varje affärshändelse ska du därefter ha en verifikation som styrker dokumentationen till din bokföring. Kort sagt som bevis för att affärshändelsen har inträffat. Det kan exempelvis vara, kvitton eller fakturor. Vad en verifikation ska innehålla står reglerat i bokföringslagen 5:7.
Observera att privata levnadskostnader inte ska bokföras i firman.
När inträder bokföringsskyldigheten?
För en enskild näringsidkare inträder bokföringsskyldigheten när näringsverksamheten börjar bedrivas. Näringsverksamheten anses påbörjad när näringsidkaren inleder faktiska förbindelser med omvärlden, träffar avtal m.m. i och för rörelsen.
Senaste tidpunkten att bokföra?
Huvudregeln är att bokföring av kontanta in- och utbetalningar ska ske senast påföljande arbetsdag och att övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Det finns dock undantag. I Skatteverkets rättsliga vägledning finns ytterligare information om tidpunkten för bokföring.
Debet och Kredit
När du bokför fördelar du affärshändelser på olika konton, detta heter att kontera. Varje konto har två sidor, den vänstra delen går under namnet Debet och den högra Kredit. Det kan finnas flera poster på respektive sida, men det måste balansera.
Det finns en förenklad tumregel när det kommer till Debet och Kredit. Den ser ut på följande sätt.
En tillgång ökar i debet och minskar i kredit
En skuld minskar i debet och ökar i kredit
En intäkt minskar i debet och ökar i kredit
En kostnad ökar i debet och minskar i kredit
Om vi till exempel tar en egen insättning så ökar skulden till ägaren i kredit och en tillgång som företagskontot ökar behållningen i debet.
Kontoplan
I syfte att ge struktur till redovisningen används konton. En kontoplan är ett register över de konton som används i samband med konteringen. Det kan till exempel avse, egna uttag, lokalkostnader, försäljning, med mera. Registreringen av affärshändelser på kontona ligger därefter till grund för din redovisning. Här kan du läsa mer om kontoplan för enskild firma.
Balansrapport och resultatrapport
En kontoplan är uppdelad mellan balanskonton och resultatkonton. Summan av det som bokförts på balans respektive resultatkonton kan man därefter ta ut i rapportform. Det kallas då balansrapport och resultatrapport.
Av balansrapporten kan du utläsa företagets tillgångar, eget kapital och skulder. Det egna kapitalet är tillgångarna minus skulderna, det vill säga mellanskillnaden. I balansrapporten visas kontoklass 1 och 2.
Resultatrapporten är lite förenklat intäkter minus kostnader och visar resultat i verksamheten, kort sagt om du går plus eller minus. I resultatrapporten finns kontoklass 3 till 8.
Redovisningsmetoder
Det finns två redovisningsmetoder för löpande bokföring att välja mellan. Vid bokföring i en enskild firma ska du använda den metod som valdes i samband med registreringen.
I syfte att illustrera skillnaderna mellan metoderna har vi valt att använda en fakturerad försäljning med 25% moms. Vi utgår ifrån kontoplanen för K1 – Förenklat årsbokslut.
Faktureringsmetoden
Faktureringsmetoden är den mest vanligt förekommande och kallas också huvudmetoden. Den innebär att du bokför både vid faktureringstillfället och när betalningen sker. Det blir med andra ord först en kundfordring och sedan en betalning av denna.
| Konto | Debet | Kredit |
| 3000 – Försäljning | 1000 | |
| 2610 – Utgående moms | 250 | |
| 1510 – Kundfordringar | 1250 |
Du bokar bort kundfordringen när du erhåller betalningen.
| Konto | Debet | Kredit |
| 1510 | 1250 | |
| 1930 | 1250 |
Kontantmetoden
Kontantmetoden får användas av företag som omsätter högst 3-miljoner kronor. Tillskillnad från faktureringsmetoden så behöver du endast bokföra i samband med in och utbetalningar. Med andra ord bokför du först när den betalas.
| Konto | Debet | Kredit |
| 3000 – Försäljning | 1000 | |
| 2610 – Utgående moms | 250 | |
| 1930 – Företagskonto | 1250 |
Det finns dock ett undantag och det är vid räkenskapsåret slut, då ska samtliga obetalda fodringar och skulder tas med. Även fast man använder kontantmetoden.
Lite förenklat kan man säga att kontantmetoden innebär ett moment mindre, men ger en sämre överblick eftersom den saknar en kund- och leverantörsreskontra.
Valet av metod påverkar också när momsen ska redovisas. Vid faktureringsmetoden bokförs momsen enligt huvudprincipen när fakturan skickas, medan den uppkommer vid betalningstillfället för kontantmetoden. Också i detta fall finns ett undantag vid räkenskapsårets slut.
Moms
Moms är en förkortning av ordet mervärdesskatt. Om du bedriver en ekonomisk verksamhet med momspliktiga varor eller tjänster så ska du i regel momsregistrera dig. Det finns dock vissa undantag om omsättning understiger 80 000 kronor per år.
Momssatser
Momsen kan variera beroende på vilken vara eller tjänst det avser. Standardmomsen är på 25 procent. Men det finns även områden som har 12 procent, 6 procent eller är momsfria
Ingående och utgående moms
Vid inköp till ditt företag mottar du en verifikation, exempelvis faktura. Det momsbelopp som finns på fakturan är ingående moms. Om du själv säljer en momspliktig vara eller tjänst så ska du lägga på mervärdeskatt på fakturan. Detta kallas utgående moms. När du lämnar in en momsdeklaration så tar du upp både den ingående och utgående momsen. Mellanskillnaden får du antingen betala eller få tillbaka.
Momsperioder
Det finns tre olika momsperioder att välja mellan. Du kan antingen redovisa varje månad, kvartalsvis eller en gång om året. Att redovisa ofta innebär dock både för- och nackdelar. Det är ofta lättare att hålla koll på momsen om du kontinuerligt måste redovisa den. Dessutom har du möjlighet att snabbare få tillbaka moms om den ingående momsen är större än den utgående. Nackdelen är att det är mer administration. Valet är dock inte helt frivilligt, utan bygger på hur stort ditt beskattningsunderlag är. För att ha rätt att redovisa en gång om året så får ditt sammanlagda beskattningsunderlag inte överstiga 1-miljon, se tabell nedan. Denna finns också att hitta i Skatteverkets momsbroschyr (SKV 552) på sidan 22.
| Beskattningsunderlag | Redovisningsperiod | Alternativ |
| Högst 1-miljon kr | Beskattningsår | Kalendermånad eller kalenderkvartal |
| Högst 40-miljoner | Kalenderkvartal | Kalendermånad |
| Högre än 40-miljoner | Kalendermånad | Inga |
Debiterad preliminärskatt och egenavgifter
En enskild firma skattar på överskottet. För att kunna räkna fram skatten används därför en preliminär inkomstdeklaration. I den får du som näringsidkare ange ett uppskattat överskott för aktuellt år. Skatteverket tar sedan och räknar fram en skatt utifrån underlaget och debiterar den månadsvis. Detta kallas debiterad preliminärskatt och utgår med en lika stor summa varje månad. Har debiteringen blivit felaktig så finns det därefter möjlighet att justera den genom att skicka in en ny preliminär inkomstdeklaration.
Den debiterade preliminärskatten är i grunden till för att förenkla beskattningen av enskilda firmor. I debitering ingår alla skatter du ska betala på överskottet. Det kan till exempel vara kommunalskatt, statlig skatt och egenavgifter. För en aktiv enskild firma kallar man dom sociala avgifterna för egenavgifter. I egenavgifterna ingår bland annat, allmän löneavgift, sjukförsäkringsavgift, föräldraförsäkringsavgift, med mera. En passiv enskild firma betalar särskild löneskatt istället för egenavgifter.
Observera att momsen inte ingår i debiteringen, utan att den redovisas och betalas separat.
Bokföra debiterad preliminärskatt
Den debiterade preliminärskatten är en privat kostnad. Om du betalar den debiterade preliminärskatten från företagskontot så blir det som ett eget uttag. I en enskild firma kan din bokföring av preliminärskatt se ut på följande sätt. Här har vi exempelvis tagit 5000 kr från företagskonto och betalt den debiterade preliminärskatten med.
| Konto | Debet | Kredit |
| 2012 – Avräkning för skatter och avgifter | 5000 | |
| 1930 – Företagskonto | 5000 |
Vad är avdragsgillt?
Huvudregeln är att utgifter för intäkternas förvärvande och bibehållande dras av som kostnad (16 kap. 1 § IL).
Det finns dock en del områden med begränsningar samt en del svåra gränsdragningar till det privata. I syfte att hjälpa till har Skatteverket lagt upp ett eget avsnitt om avdrag på hemsidan. Observera att du aldrig får dra av privata levnadskostnader i företaget.
Förenklat årsbokslut
Efter varje räkenskapsår ska du göra ett årsbokslut. Kort sagt är ett årsbokslut en sammanställning av årets redovisning. Enskilda firmor som omsätter högst 3-miljoner under ett beskattningsår kan dock välja att använda ett förenklat årsbokslut. Det förenklade årsbokslutet utgår från K1 regelverket. Syftet är att förenkla processen för exempelvis mindre enskilda näringsidkare.
Ett förenklat årsbokslut består av en balans- och resultaträkning. Det ingår även upplysningar om exempelvis periodiseringsfonder, expansionsfond, ersättningsfond, skogskonto, med mera.
På Skatteverkets hemsida finns broschyr 282 om bokföring, bokslut och deklaration. Den är till för dig som ska upprätta ett förenklat årsbokslut och innehåller väldigt bra information med en rad praktiska exempel. Vill man därefter gå på djupet kan man med fördel besöka Bokföringsnämndens hemsida för enskild firma.
Göra det själv eller lämna bort det?
I en enskild firma kan näringsidkaren själv sköta sin bokföring. I syfte att underlätta kan man alltid använda ett bokföringsprogram, men du måste ändå ha vissa grundkunskaper. Är du däremot osäker kan det vara bra att kontakta en redovisningskonsult som hjälper dig hantera det administrativa.
Var kan jag hitta bra information?
Förutom informationen i tidigare avsnitt så kommer här ytterligare några tips
Bokföring
På Bokföringsnämndens hemsida finns ett eget avsnitt för enskild firma. Det finns också en sida som heter, att föra bok. Där kan ni bland annat hitta 13-filmer om bokföring.
Skatteverket har också en egen del för enskild firma. Det finns också webbseminarier att tillgå. Där Skatteverket går igenom enskilda delar, exempelvis moms eller dylikt.
För dig som gillar att läsa böcker så finns exempelvis, Bokföring och bokslut i enskild firma, av Björn Lundén. Den fokuserar på enskilda firmor som gör förenklade årsbokslut.
För att sammanfatta hoppas vi att ovanstående information har hjälpt dig på vägen. Sist men inte minst får du gärna läsa mer på länkade sidor och fördjupa dig inom respektive område.